GDPR

PERSONVERNERKLÆRING FOR GREFSEN TENNISKLUBB

Sist endret: 11. desember 2018

Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor vi i Grefsen TK samler inn og behandler personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot deg som medlem, inkludert mindreårige medlemmers foresatte.

Grefsen TK ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av oss. Ansvaret er delegert til daglig leder, Lance Morgas.

Personvernerklæringen som følger under inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom idrettslaget og generell informasjon om hvordan klubben behandler enhver tid gjeldende personvernregelverk.

 

  1. Vår bruk av personopplysninger

Grefsen TK samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra det du som medlem registrerte selv ved f.eks. innmelding via Matchi. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.

 

  1. Utlevering av personopplysninger – Overføring av personopplysninger til tredjepart

Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i Grefsen TK som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor Grefsen TK.

Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte idrettslaget, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer. For å sikre en trygg behandling av personopplysningene, har dise organene opprettet en ordning for å sikre etterlevelse av personvernregelverket. Denne ordningen er nærmere beskrevet i personvernerklæring til Norges idrettsforbund (NIF).

Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.

Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.

 

  1. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere ditt medlemskap eller frivillighet i Grefsen TK. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, statsborgerskap, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger, at medlems- og treningsavgift er betalt og tilknytning til konkurranseaktivitet.

Vi kan også behandle personopplysninger som ditt bilde til f.eks i deling på vår nettside og våre sosiale media kanaler. I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser.

På trening eller under arrangementer vil det også kunne behandles opplysninger om treningsresultater, prestasjon og progresjon. I noen tilfeller vil slike opplysninger være å regne som særlige kategorier av opplysninger og vi vil kun behandle slike opplysninger i den utstrekning vi har tillatelse til det.

 

  1. Grunnlag for behandlingen

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i idrettslaget er først og fremst medlemsavtalen, men vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.

For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering av medlemskap, kan vi behandle dine personopplysninger på bakgrunn av vår berettigede interesse og for statistiske formål. Vi fører blant annet statistikk for å ha oversikt over aktivitet i de enkelte idrettene, noe vi også rapporterer videre til særforbund og NIF. Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og en god administrering av idretten innenfor idrettslaget.

Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som vi i noen tilfeller behandler.

 

  1. Lagring av personopplysningene og sletting

Personopplysningene du registrerer lagres i regi av Matchi AB på en server hos Amazon AWS som er lokalisert i Europa, og som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. Grunnen til dette er at alle EU stater er forpliktet til å møte kravene i personvernforordningen (GDPR) og dermed sikrer den registrerte et minimum av personvern.

Grefsen TK sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for å administrere ditt medlemskap i det du ikke lenger er medlem i Grefsen TK. Opplysninger om medlemmets foresatt vil slettes på samme tidspunkt, med mindre den foresatte er registrert i tilknytning til et annet medlem eller dersom vedkommende har en rolle som frivillig.

Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.

Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Andre opplysninger vil og være nødvendig å beholde av hensyn til forsikringsavtaler. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.

 

  1. Dine rettigheter som registrert

Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor idrettslaget i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til daglig leder Lance Morgas.

Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene vi har lagret om deg vises ved innlogging på MinIdrett.

Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette.

Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.

Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt. Dette gjelder eksempelvis for behandlingen av helseopplysninger eller publisering av bilder.

Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.

Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til idrettslaget, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dette omfatter eksempelvis opplysninger som administreres under ditt medlemskap eller bilder. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk mulig.

Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.

Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider; www.datatilsynet.no.

Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan vi kontaktes på dagligleder@grefsentk.no.

 

  1. Endringer i vår personvernerklæringen

Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.